Rzeczywistość przyspiesza a wraz z nią tempo w jakim pracujemy. Nowe technologie otwierają nam nowe możliwości. W obecnych czasach, aby z kimś porozmawiać, nie musimy się z nim spotykać twarzą w twarz. Wideokonferencja to najczęściej wybierany sposób komunikacji w rozproszonym zespole. W poradniku podpowiadamy, jak przeprowadzić wideokonferencję w profesjonalny i zarazem prosty sposób.  

Dlaczego warto wybrać system do wideokonferencji?

 System do wideokonferencji jest idealną alternatywą dla częstych rozmów telefonicznych i podróży służbowych. Dzięki zastosowaniu wideokonferencji w edukacji można znacząco poprawić i udoskonalić proces nauczania, wymieniając doświadczenia z nauczycielami i uczniami z każdego zakątka świata. Wymiana doświadczeń między wieloma szkołami jednocześnie nie jest już przywilejem dużych szkół – w dobie rozwoju internetu, rozwiązań sieciowych i właśnie wideokonferencji, proces ten dostępny jest dla każdej, nawet niewielkiej placówki oświatowej. 

Jak wybrać system do wideokonferencji? 

Rozwiązania do wideokonferencji to mocno zróżnicowana grupa produktów. Z jednej strony na rynku dostępne są rozwiązania zaawansowane, których koszty mogą wynieść nawet kilkaset tysięcy złotych, z drugiej zaś – rozwiązania indywidualne, przeznaczone do osobistego użytku, składające się z niewielkiego głośnika, mikrofonu i kamery. 

Najpopularniejsze rozwiązania to systemy stacjonarne, które łączą w sobie funkcjonalność drogich systemów do wideokonferencji i przystępną cenę. Koszt takiego rozwiązania zwraca się w krótkim (biorąc pod uwagę oszczędność na rozmowach telefonicznych i wyjazdach). Systemy stacjonarne powinny składać się z: 

• jednostki centralnej odpowiadającej za przetwarzanie danych 
• kamery PTZ (Pan-Tilt-Zoom), czyli posiadającej możliwość pochyłu, obrotu i zoomu 
• mikrofonu 

Wyposażenie sali konferencyjnej czy lekcyjnej w takiego typu rozwiązanie, gwarantuje możliwość zorganizowania wideokonferencji z dowolnym miejscem na świecie oraz wysoką jakością obrazu i dźwięku. 

Na co zwrócić uwagę przy zakupie systemu do wideokonferencji? 

Prosta obsługa 

Warto zwrócić uwagę na sposób montażu i instalacji systemu do wideokonferencji. Proste w obsłudze systemy pozwalają na szybki montaż i obsługę za pomocą pilota lub przez przeglądarkę internetową, a ich konfiguracja zajmuje kilkanaście minut. 

 Ilość punktów połączeń 

Systemy do wideokonferencji pozwalają łączyć się z określoną liczbą punktów (systemów do wideokonferencji) jednocześnie. W zależności od potrzeb należy wybrać odpowiedni rodzaj systemu, który pozwala na łączenie np. 4 lokalizacji jednocześnie i prowadzenie wspólnej rozmowy. 

Rozdzielczość obrazu 

Im wyższa rozdzielczość oferowanego obrazu tym lepiej. Najwięcej szczegółów obrazu wyświetlanych jest w rozdzielczości Full HD 1080p (wiele łatwiej jest wtedy śledzić reakcje rozmówców). 

Czy system do wideokonferencji pozwala na tzw. współdzielenie materiałów? 

Jedną z najciekawszych funkcji systemów do wideokonferencji niektórych producentów jest możliwość współdzielenia materiałów. Wystarczy jednym przewodem podłączyć sprzęt, np. komputer, wizualizer czy kamerę, aby nasi rozmówcy mogli zobaczyć pokazywany materiał (prezentację, obraz wizualizera czy nagranie z kamery). 

Okres gwarancji 

Należy zwrócić uwagę jaki okres i rodzaj gwarancji oferowany jest dla danego systemu do wideokonferencji. Optymalnym wyborem jest system do wideokonferencji z 3-letnią gwarancją, z która nie wiążą się dodatkowe koszty (np. dopłaty czy specjalnego abonamentu). 

Stosunek ceny do jakości i możliwości systemu do wideokonferencji 

Warto przeanalizować ofertę wielu producentów. Systemy do wideokonferencji mogą posiadać wiele pożądanych i zaawansowanych funkcji i zachować relatywnie niską cenę. Warto odnaleźć urządzenie, które będzie w stanie komunikować się z systemami do wideokonferencji innych producentów. 

Jakość przesyłanego dźwięku (mikrofon) 

Należy zwrócić uwagę na mikrofon oferowany z zestawem. Ważne, aby mógł być łańcuchowo łączony (możliwość podłączenia kilku mikrofonów na raz - jeden do drugiego) i dobrze zbierał dźwięk z sali. 

Oprogramowanie 

Na rynku dostępne są urządzenia oferujące dodatkowe funkcje i zawierające oprogramowanie do zarządzania wideokonferencją. Może ono pozwalać na: 

• Przesyłanie stopklatek kamery do systemu rozmówcy 
• Bezprzewodowe łączenie komputera z systemem do wideokonferencji w celu współdzielenia materiałów (np. prezentacji) 
• Sterowanie i podgląd obrazu z kamery za pośrednictwem przeglądarki internetowej 
• Współdzielenie materiałów znajdujących się na smartfonach lub tabletach. 

Czy system do wideokonferencji pozwala na nagrywanie rozmów?  

Przydatną funkcją może być zapisanie rozmowy w celu późniejszego odtworzenia. Nagrany w ten sposób materiał może być wielokrotnie wykorzystywany w przyszłości, jako cenne źródło wiedzy. 
 

Dodatkowe możliwości 

Niektórzy producenci systemów pozwalają na połączenie ich z aplikacjami do wideokonferencji. Takie rozwiązanie znacząco zwiększa zakres zastosowania rozmów online, ponieważ aplikacje mogą być obsługiwane w sposób „mobilny” – na telefonie, tablecie czy przenośnym komputerze.  Do najbardziej znanych i cenionych oprogramować wideokonferencyjnych należą: 
Adobe Connect, Blue Jeans, Cisco WebEx®, Google Hangout, GoToMeeting™, Intel®Unite™, Microsoft®Lync™, Skype™, Skype for Business, V-Cube, vMix, WebRTC, Wirecast, XSplit, ZOOM.